Obračun plaća

Kod ugovaranje usluga, koje će biti pokrenute tijekom godine, često nailazimo na zabrinutost korisnika vezanu uz činjenicu da se dio njihovih podataka iz tekuće godine nalazi na postojećem sustavu (ili kod postojećeg dobavljača usluge obračuna plaća) te da će, nakon uvođenja usluge tijekom godine, drugi dio podataka iz tekuće poslovne godine biti na našem IT sustavu za obračun plaća. Korisnici ne znaju može li se u takvim okolnostima provesti godišnji obračun poreza na dohodak, ispisati IP obrasce, izdati potvrde o primitku i generirati druge zakonske propisane izvještaje koji se izdaju za cijelu godinu.

Rezultat migracije podataka je potpuna analitika povijesnih obračuna plaća u našem IT sustavu. Nakon provedene migracije naš sustav ima punu operativnu sposobnost za generiranje propisanih mjesečnih/godišnjih izvještaja, izračun godišnjeg obračuna poreza i prireza i izračun osnovica za različite naknade.

Proces prijenosa se sastoji od prijenosa matičnih i prometnih (transakcijskih) podataka.

Prijenos matičnih podataka

1. Osnovni matični podaci radnika
2. Matični podaci radnika koji se odnose na obračun plaća
3. Matični podaci radnika potrebni za vođenje propisane evidencije o radnicima
4. Podaci o obustavama i ovrhama
5. Drugi matični podaci čiju evidenciju vodi “Servis za obračun plaća” (članovi obitelji, prava na godišnje odmore, stanja godišnjih odmora, …)

Matični podaci se prenose na osnovu EXCEL predložaka. Korisniku isporučujemo EXCEL predloške sa strukturom koja sadrži sve atribute podataka potrebne za puni prijenos pojedine evidencije matičnih podataka. Nakon što nam korisnik isporuči popunjene evidencije iste se elektronskim putem učitavaju u IT sustav “Servisa za obračun plaća”. U slučaju kada se radi o velikome poslovnome subjektu koji nema mogućnosti kvalitetno pripremiti matične podatke iz postojećega sustava u EXCEL predloške, “Servis za obračun plaća” pruža asistenciju u pripremi matičnih podataka. Asistencije se sastoji u izradi procedura za automatski izvoz podataka iz IT sustava korisnika u datoteke odgovarajućega formata. Ako se radi o korisniku sa manjim brojem radnika koji nema mogućnosti kreiranja EXCEL evidencija prema našem EXCEL predlošku migraciju je moguće provesti ručno. Naš referent za obračun plaća dolazi na lokaciju kod korisnika i kroz ručni unos evidentira sve potrebne matične podatke u IT sustavu “Servisa za obračun plaća”.

Prijenos prometnih podataka

Prijenos prometnih podataka je nužan iz slijedećih razloga:

1. Prijenos analitike povijesnih obračuna plaća potrebne za izračune osnovica za naknade (bolovanja, godišnji odmori, …)
2. Prijenos analitike za evidenciju obaveznih doprinosa, poreza na dohodak i prireza

U prethodnim godinama (do 2014.) je polazna točka za prijenos podataka bila elektronska datoteka IP obrasca. Prijenosom tih podataka su se na brz i jednostavan način u IT sustavu “Servisa za obračun plaća” kreirale potpune i točne evidencije vezane uz porez na dohodak, prirez i doprinose iz plaće. Međutim, dodatno je bilo potrebno osigurati prijenos analitike obračuna plaća (zarade u zadnjih 6 mjeseci) kako bi u našem sustavu osigurali automatske izračune osnovica za naknade koje se računaju na temeljnu prosjeka plaće (bolovanja, godišnji odmor, …)

Od  01.01.2014 je započela primjena JOPPD obrasca. Prijenos podataka kroz učitavanje potpisanih i na poreznu predanih XML datoteka je značajno unaprijedio proces migracije. Za potrebe migracije korisnik nam isporučuje XML datoteke svih potpisanih i predanih JOPPD obrazaca. Isporučene datoteke se elektronskim putem učitavaju u naš IT sustav. Na taj način se u IT sustavu “Servisa za obračun plaća” automatski kreiraju sve potrebne evidencije vezane uz porez na dohodak, doprinose i analitiku obračuna plaća. Kroz učitavanje JOPPD obrasca u sustav se , osim učitavanja podataka, provodi kontrola povezanih matičnih podataka (OIB, status primatelja, olakšica, općina stanovanja i rada, …).

U praksi se događaju i situacije kada korisnik nije u mogućnosti isporučiti elektronske datoteke za migraciju (obrazac IP i/ili obrazac JOPPD). U tome slučaju u suradnji s korisnikom i/ili proizvođačem aplikacije, koju korisnik koristi, pokušavamo realizirati elektronski prijenos podataka na druge načine. Kao krajnju mogućnost prijenosa analitike obračuna plaća iz prethodnih perioda ostavljamo opciju ručnog unosa od strane našeg referenta za obračun plaća.