|
“SERVIS ZA OBRAČUN PLAĆA” U STANDARDNOM PAKETU USLUGA OMOGUĆAVA ISPORUKU OBRAČUNSKIH ISPRAVA PLAĆE, NAKNADE PLAĆE I OTPREMNINE PUTEM ELEKTRONIČKE POŠTE (e-mail)! |
U praksi smo se često susretali za željom korisnika da radnicima obračunske isprave plaće naknade plaće ili otpremnine isporučuju elektronskim putem (e-mail). Ovoj želji i potrebi korisnika smo pristupili s oprezom imajući u vidu zakonske odredbe vezane uz obavezu poslodavca da radniku dostavi obračunsku ispravu (Zakon o radu) i obaveze poslodavca da osigura dokaz o uručenju obračunske isprave radniku (Pravilnik o sadržaju obračuna plaće, naknade plaće ili otpremnine). Nudimo rješenje koje modernizira proces isporuke obračunskih isprava radniku (e-mail) i osigurava dokaz o isporuci obračunskih isprava radniku.
|
ELEMENTI PROCESA SLANJA OBRAČUNSKE ISPRAVE PLAĆE, NAKNADE PLAĆE I OTPREMNINE PUTEM ELEKTRONIČKE POŠTE |
Rješenje za slanje obračunskih isprava o plaći, naknadi plaće ili otpremnini se sastoji od 3 elementa: 1. suglasnost radnika, 2. mehanizam za očuvanje tajnosti plaća i 3. osiguravanje dokaza o isporuci obračunske isprave radniku.
1. Suglasnost radnika za primanje obračunske isprave o obračunu plaće, naknade plaće ili otpremnine putem elektroničke pošte
Radnicima koji svojom voljom žele isporuku obračunske liste putem elektroničke pošte (ti su, redovito, u velikoj većini) se daje na potpis “Suglasnost radnika za isporuku obračunskih isprava plaće, naknade plaće i otpremnine putem elektroničke pošte“. Putem ove suglasnosti radnik svjesno i svojom voljom odabire ovaj vid isporuke obračunskih isprava te prihvaća da je ovakav oblik isporuke u skladu sa odredbama Zakona o radu i Pravilnika o sadržaju obračuna plaće, naknade plaće ili otpremnine.
2. Osiguravanje tajnosti plaća
Većina poslovnih subjekata podatak o iznosu plaća radnika smatra poslovnom tajnom. Naše rješenje ima zaštitne mehanizme koji osiguravaju tajnost plaća. Prvi zaštitni mehanizam je ograničenje da se obračunska isprava, putem elektroničke pošte, može isporučivati isključivo na privatnu e-mail adresu radnika. Uz to e-mail poruke se šalju sa naše IT infrastrukture te na taj način ne prolaze kroz IT sustav korisnika. Obračunska isprava se šalje kao PDF dokument u privitku e-mail poruke. PDF dokument je zaštićen sa PIN šifrom (svaki radnik se pismenim putem obavještava o PIN-u broju za otvaranje obračunske liste).
3. Osiguravanje dokaza o isporuci obračunske liste radniku
U našem IT sustavu se čuva evidencije datuma i vremena slanja e-mail poruka sa obračunskim ispravama plaće za svakog radnika. Uz to čuvamo i kopije poslanih e-mail poruka prema radnicima. Dodatna zaštita od ne isporuke obračunske isprave je provedena klauzulama unutar Suglasnosti prema kojima je radnik u slučaju da nije preko e-mail poruke zaprimio obračunsku listu dužan o tome obavijestiti poslodavca.
|
KORACI ZA AKTIVIRANJE SLANJA OBRAČUNSKIH ISPRAVA PLAĆE, NAKNADE PLAĆE I OTPREMNINE PREKO ELEKTRONIČKE POŠTE |
Uvođenje usluge
- Korisniku isporučujemo prazne obrasce o suglasnosti radnika za isporuku obračunskih isprava putem elektroničke pošte
- Radnik potpisuje suglasnost i na njoj zadaje e-mail adresu na koju želi zaprimati obračunske isprave
- Korisnik vraća popis radnika sa pripadnim e-mail adresama na koje je potrebno isporučivati obračunske isprave plaće, naknade plaće ili otpremnine
Distribucija PIN-ova
- Radnicima se poštom ili na odabranu e-mail adresu šalju PIN šifre za otvaranje PDF dokumenta sa obračunskim ispravama
- Korisniku se isporučuje lista svih radnika sa pripadnim e-mail-ovima i PIN šiframa
- Na zahtjev korisnika za pojedinog radnika se može generirati novi PIN (gubitak, zaborav, …)
Slanje obračunskih isprava putem elektroničke pošte
- U terminu koji je dogovoren s korisnikom “Servis za obračun plaća” pokreće obradu koja automatizirano na e-mail adrese radnika šalje obračunske isprave plaće, naknade plaće ili otpremnine.
