Servis sa obračun plaća

Uvod

Kupujete program za obračun plaća? Na raspolaganju imate ograničeni budget i za uloženi novac želite dobiti najbolje? U tekstu obrađujemo  moguće opcije nabave programa za obračun plaća.

Integrirani ili samostalni modul

Ukoliko već posjedujete poslovne aplikacije koje svojim modulima prate vaše poslovanje (glavna knjiga, dugotrajna imovina, robno materijalno poslovanje, …) najlogičnija opcija za nabavu je kupovina modula za obračun plaća od dobavljača čije poslovne aplikacije koristite.  Ovakva odluka ima slijedeće prednosti:

• Modul za obračun plaća je integriran u Vaš IT sustav. To znači da ćete naloge plaćanje i temeljnice za knjiženje u GK lako i brzo prenositi u ostale module sustava (glavna knjiga, platni promet, proizvodnja, …).
• Sučelje takvoga modula i način korištenja  je identičan ostalim modulima  sustava. Zbog toga će trošak implementacije modula će biti manji a period prilagodbe korisnika kraći.
• Modul za obračun plaće će biti uključen u zajedničku bazu podataka za ostalim komponentama sustava. To smanjuje troškove održavanja (jedan dobavljač za podršku) i nema potrebe za posebnim backupom aplikacije za obračun plaća.

Naravno, kao i kod svih drugih stvari u životu, postoje i ograničenja:

• Modul koji nudi dobavljač može biti nedovoljno kvalitetan i svojim funkcionalnostima ne pokriva potrebe korisnika.
• Povećan je rizik od narušavanja tajnosti plaća. Podaci će se nalaziti  u istoj bazi podataka kao i podaci ostalih modula sustava. Ukoliko korisnička prava pristupa nisu korektno riješena postoji opasnost da korisnici drugih modula pristupe podacima o plaćama.

Ako dobavljač poslovnog IT rješenja koje koristite u ponudi nema modul za obračun plaća ili modul nije funkcionalno dovoljno dobar kako bi zadovoljio Vaše potrebe preostaje Vam mogućnost nabave modula za obračun plaća koji neće biti dio postojećega IT sustava. Na tržištu postoji veliki broj dobavljača (LINK) koji uz ostale programske proizvode nude i programe za obračun plaće.

Parametri za odabir programa za obračun plaća

Vrednovanje dobavljača

• Reference
• Korisnička podrška (support)

Prije odluke o kupovini poželjno se je raspitati o referencama dobavljača. Obračun plaća je kritična aplikacija jer mora omogućiti isporuku točnoga obračuna plaća u zahtijevanom vremenskom terminu. Raspitajte se i odaberite  dobavljača čiji je modul za obračun plaća na „glasu“ kao kvalitetan. Provjerite i razinu korisničke podrške koju dobavljač  može pružiti. Idealno je da dobavljač ima odjel korisničke podrške koji može promptno, na poziv, rješavati Vaše upite.

Financijski parametri

• Cijena aplikacije
• Cijena uvođenja
• Cijena korisničkih licenci
• Troškovi dodatno potrebnog sistemskog software-a (OS, baza podataka, …)
• Troškovi nadogradnje
• Troškovi  održavanja i korisničke podrške

Konačna cijena aplikacije za obračun plaća nije samo cijena koju dobavljač iskazuje u svojem cjeniku. Raspitajte se kod dobavljača o svim gore navedenim troškovima kako biste odredili punu cijenu nabave i troška upotrebe modula za obračun plaća.

Sistemska i programska platforma

• Kompatibilnost postojeće računalne opreme
• Zahtjevi na sistemski software (operacijski sustav, baza podataka)

Potrebno je provjeriti da li su zahtjevi koje modul za obračun plaća postavlja prema računalnoj opremi i sistemskom software-u kompatibilni sa Vašim IT sustavom. Ukoliko to nije slučaj možda ćete morati nabavljati novo/a računala ili novi sistemski software (operacijski  sustav, bazu podataka). To bi moglo znatno utjecati na troškove nabave i uvođenja modula.

Funkcionalnosti programa za obračun plaća

Dobar program za obračun plaća bi trebao podržavati set funkcionalnosti koji će Vam omogućiti da obračun provedete uz minimalne potrebe za ručnim unosima ili izračunima pojedinih zarada. Osim toga vrlo je važno da su podržane sve zakonski propisane evidencije i izvještaji. U nastavku slijedi osnovni set funkcionalnosti za koje smatramo da bi ih program za obračun plaća morao podržavati:

• Neograničeni broja obračuna u mjesecu
• Konfigurabilni parametri izračuna doprinosa, poreza, prireza
• Vođenje evidencije o radnicima
• Vođenje evidencije o radnome vremenu radnika
• Slobodno otvaranja različitih vrsta zarada
• Izračun plaće i zarada na osnovu satnica i osnovica
• Izračun naknada i stimilacija
• Izračun plaće po „Neto na bruto“ principu
• Standardi izvještaji (rekapitulacije obračuna, specifikacije, obračunski listići, …)
• Izrada datoteka za izvještavanje prema državi (Rsm, ID, IDD, IP, …)
• Kreiranje datoteka za uplatu plaće u formatima najčešćih poslovnih banaka
• Drugi dohodak
• Obračun ovrha uz primjenu odredbi ovršnog zakona
• Kreiranje temeljnice za knjiženje plaća u glavnu knjigu
• Godišnji obračun poreza i prireza na dohodak
• Izračun osnovica za bolovanja, kreiranje popratnih obrazaca
• Izračun doprinosa na najnižu i najvišu osnovicu
• Podrška za godišnje odmore (izračun prava, rješenja, plan korištenja, odluke)

Sigurnost

Ukoliko su plaće u Vašem poduzeću tajne ovo je vrlo važno pitanje.  Kod dobavljača je potrebno provjeriti na koji način su regulirana korisnička prava pristupa ovome modulu.

Outsourcing obračuna plaća kao alternativa internome obračunu plaća

Na kraju, želimo Vam skrenuti pažnju na opciju koju možda niste razmatrali a koja je odlična alternativa nabavi programa i internome obračunu plaća. To je opcija outsourcinga obračuna plaća. Analizirajući ustaljene tržišne cijene outsourcinga plaća lako ćete steći dojam kako je to skupa i neisplativa opcija. Mi, kao specijalizirani ponuđač outsourcing usluga obračuna plaća, nudimo drugačiju sliku! Naše cijene su 50% niže od cijena na tržištu i tvrdimo da kroz outsourcing obračuna plaća kod nas možete uštedjeti i povećati kvalitetu svojega poslovanja.  Molimo Vas da svakako popunite naš „Upitnik za dimenzioniranje ponude za obračun plaća“. Na osnovu informacija iz upitnika ćemo Vam isporučiti informativnu, neobavezujuću ponudu sa iskazanom cijenom obračuna plaća. Usporedite mjesečni trošak obračuna plaća iz naše ponude sa troškom internoga obračuna plaća (nabava i održavanje programa, zakonske promjene, trošak radne snage, stručne edukacije, …) i na to dodajte osiguranu potpunu tajnost plaća i potpuni imunitet na zakonske promjene. Zanimljivo, zar ne?