Servis sa obračun plaća

Servis za obračun plaća
Neka Vaše plaće budu naša briga!
ISPORUKA OBRAČUNSKE ISPRAVE O OBRAČUNU PLAĆE, NAKNADE PLAĆE ILI OTPREMNINE ELEKTRONSKIM PUTEM (E-MAIL)

 

Servis za obračun plaća omogućava isporuku obračunskih isprava plaće, naknade plaće i otpremnine putem elektroničke pošte 

U praksi smo se često susretali za željom korisnika da radnicima obračunske isprave plaće naknade plaće ili otpremnine  isporučuju elektronskim putem (e-mail). Ovoj želji i potrebi korisnika smo pristupili s oprezom imajući u vidu zakonske odredbe vezane uz obavezu poslodavca da radniku dostavi obračunsku ispravu (Zakon o radu) i obaveze poslodavca da osigura dokaz o uručenju obračunske isprave radniku (Pravilnik o sadržaju obračuna plaće, naknade plaće ili otpremnine). Nudimo rješenje koje modernizira proces isporuke obračunskih isprava radniku (e-mail) i osigurava dokaz o isporuci obračunskih isprava radniku.

24741614_sProces slanja obračunskih isprava (IP1, IO1) putem elektroničke pošte

Rješenje za slanje obračunskih isprava o plaći, naknadi plaće ili otpremnini se sastoji od 3 elementa: 

1. Suglasnost radnika

Radnicima koji svojom voljom žele isporuku obračunske liste putem elektroničke pošte se na potpis daje “Suglasnost radnika za isporuku obračunskih isprava plaće putem elektroničke pošte“. Potpisivanjem suglasnosti radnik prihvaća da je ovakav oblik isporuke u skladu sa odredbama Zakona o radu i  Pravilnika o sadržaju obračuna plaće, naknade plaće ili otpremnine!

2. Osiguravanje tajnosti plaća

Primjenjujemo nekoliko zaštitnih mjera za osiguranje tajnosti plaća. Mjera 1: Ograničenje da se obračunska isprava, putem elektroničke pošte, može isporučivati isključivo na privatnu e-mail adresu radnika. Mjera 2: E-mail poruke se šalju sa naše IT infrastrukture te na taj način ne prolaze kroz IT sustav korisnika. Mjera 3: Obračunska isprava se šalje kao PDF dokument u privitku e-mail poruke. PDF dokument je zaštićen sa PIN šifrom (svaki radnik se pismenim putem obavještava o PIN-u broju za otvaranje obračunske liste).

3. Dokaz o isporuci obračunske liste

U našem IT sustavu se čuva evidencije datuma i vremena slanja e-mail poruka sa obračunskim ispravama plaće za svakog radnika. Uz to čuvamo i kopije poslanih e-mail poruka prema radnicima. Dodatna zaštita od ne isporuke obračunske isprave je provedena klauzulama unutar Suglasnosti prema kojima je radnik u slučaju da nije preko e-mail poruke zaprimio obračunsku listu dužan o tome obavijestiti poslodavca.

Postupak uvođenja slanja obračunskih isprava (IP1, IO1) putem elektroničke pošte

Uvođenje usluge

Korisniku se isporučuju generirani obrasci o suglasnosti radnika za isporuku obračunskih isprava putem elektroničke pošte. Radnici potpisuju suglasnost i na njoj zadaju e-mail adresu na koju želi zaprimati obračunske isprave. Korisnik vraća popis radnika sa pripadnim e-mail adresama na koje je potrebno isporučivati obračunske isprave plaće, naknade plaće ili otpremnine.

Distribucija PIN-ova

Radnicima se poštom ili na odabranu e-mail adresu šalju PIN šifre za otvaranje PDF dokumenta sa obračunskim ispravama. Na zahtjev korisnika za pojedinog radnika se može generirati novi PIN (gubitak, zaborav, …)

Slanje isprava putem elektroničke pošte

U terminu koji je dogovoren s korisnikom “Servis za obračun plaća” pokreće obradu koja automatizirano na e-mail adrese radnika šalje obračunske isprave plaće, naknade plaće ili otpremnine.